COMO O MAPA MENTAL PODE MUDAR A SUA FORMA DE ADVOGAR
O mapa mental é um simples, mas poderoso modelo de organização do conhecimento. Ele permite uma representação gráfica e esquemática das informações, facilitando o ensino, a aprendizagem, a memorização e organização das informações.
O grande diferencial da ferramenta é que ela permite o uso dos dois hemisférios do cérebro no processo de criação. O mapa mental trabalha tanto com o lado analítico, ao organizar organizar informações, quanto com o lado visual, ao fazer as conexões entre as peças do mapa.
No Brasil, ainda são poucas as empresas e escritórios que se utilizam de mapas mentais como ferramenta de gestão da informação, apesar das multiplas aplicações possíveis: organizador de ideias, passo a passo de planos de ação, checklists, fluxos de tarefas, matrizes de avaliação de processos, mapeamento de informações estratégicas, apresentações e treinamentos, etc.
Seguem algumas dicas de como usar o mapa mental para mudar o modo como você faz a gestão das informações no seu escritório de advocacia.
Caso queira, você poderá acessar o link do mapa mental deste artigo ao final do texto.
1. Benefícios do mapa mental
Organização
O mapa mental deve ser feito com informações curtas, mantendo apenas o essencial ao esclarecimento de um pensamento. Ele nos ajuda a evitar digressões e descartar elementos supérfluos ao desenvolvimento de uma ideia.
Um diagrama de um mapa mental organiza informações porque nos força a ser objetivos e econômicos. Ao mapear aquela apresentação gigante no Powerpoint ou aquele artigo de várias laudas, podemos nos surpreender com um mapa mental bem reduzido.
Como na advocacia se lida com uma grande quantidade de informações, muitas vezes em um só processo, criar um mapa mental de casos e clientes pode ser uma boa maneira de manter o controle sobre prazos, diligências e pagamentos.
Simplicidade
Na advocacia, lidamos constantemente com ideias complexas. Teses jurídicas, interpretações jurisprudenciais, fluxos processuais, relacionamento entre dispositivos legais de diplomas distintos, etc.
O mapa mental permite simplificar esta complexidade devido ao seu caráter visual e esquemático. Fica fácil traduzir as intrincadas grades recursais no processo civil ou a sequência de um procedimento administrativo tributário para um mapa mental.
Criação
O mapa é ideal para CRIAR textos, argumentos, ideias, fluxos de informação, checklists, planos de ação.
A título de exemplo, praticamente todos os artigos e cursos que preparo atualmente são elaborados, inicialmente, no formato de mapas mentais. Antes, quando fazia isso diretamente em editores de texto ou slides, tinha que lidar com a dificuldade de revisar o conteúdo ou fazer acréscimos ou cortes nas informações.
Com o mapa mental, o processo de criação e revisão das informações se parece mais com um trabalho visual de um quebra-cabeças. A montagem das conexões entre as ideias permite melhorar o processo de criação, pois percebemos ligações entre ideias que nunca nos daríamos conta se estivessem editando um texto contínuo.
Ganho cognitivo
O uso de mapas mentais pode transformar a maneira como você aprende. Por exemplo, na leitura de um texto ou no acompanhamento de um curso, ao invés de passivamente tomar notas, passe a usar o mapa mental.
Ele vai permitir você ativamente reorganizar as informações ao seu modo, com maior ganho cognitivo, além da vantagem da documentação objetiva e de fácil acesso.
Para a advocacia, as vantagens são incontestáveis. Advogados lidam com produção intelectual, permeada por um excesso de informações vindas dos textos legais e jurisprudenciais. Nada melhor do que mapear tantas fontes de informação.
Mas, cuidado! O mapa mental não substitui o texto como ferramenta de difusão de ideias. Ele deve ser usado como organizador de informações. Ele é pessoal e, ao ser compartilhado com terceiros, deve ser acompanhado de um texto ou de uma exposição explicativa.
2. Como usar o mapa mental na Advocacia
Organizar teses jurídicas
Organizar as teses jurídicas em mapas mentais é uma excelente maneira de criar peças jurídicas mais completas e persuasivas. Evita-se, assim, erros comuns de informações duplicadas ou teses deslocadas, decorrentes da técnica do “copia e cola” no peticionamento.
O acesso rápido à informação também facilita a redação de peças processuais. Uma rápida consulta aos mapas mentais pode determinar qual a melhor tese jurídica para um determinado caso concreto.
A edição de novas leis ou jurisprudência não será problema, pois os ajustes nos mapas poderão ser feitos com facilidade.
Veja um exemplo de mapa de teses jurídicas na área tributária
Mapear o fluxo do Processo
O mapa mental é um organizador de informações por excelência.
Se eu tivesse tempo e isso fosse prioridade para mim, faria um conjunto de mapas mentais com o fluxo de toda a grade recursal do novo Código de Processo Civil. E de todos os procedimentos que fossem úteis.
Ora, imagine o ganho de se mapear todos os procedimentos relevantes para as causas defendidas pelo seu escritório? Certamente, isso diminuiria bastante as possibilidades de perder prazos e cometer erros de procedimento.
Planejamento estratégico
Poucos escritórios (mas muito poucos mesmo!) fazem planejamento estratégico. Isso é um fato lamentável, pois sem estratégia, um escritório se torna refém de toda sorte de imprevistos.
Assim como nas reuniões, o planejamento mal documentado não é um planejamento, é um bate papo, uma troca de ideias sobre o que deve ser feito.
O planejamento estratégico é um processo de pesquisa e avaliação de informações internas e do mercado, para fundamentar o processo de definição de objetivos e metas e traçar um plano de ações para atingir os objetivos e metas estabelecidos.
Perceba que todas as ações citadas envolvem coleta e seleção de informações: pesquisar, avaliar informações, definir objetivos e metas, traçar plano de ações. Ações que podem tranquilamente ser tratadas num mapa mental.
Controlar fluxos de trabalho no escritório
O mapa mental pode ser usado para organizar os planos de ação, fluxos de trabalho, organogramas e rotinas de trabalhos. Você pode criar verdadeiros procedimentos internos de trabalho em seu escritório, compartilhando estas informações com sua equipe e contando com ajuda para corrigir e acrescentar novos dados ao seu mapa.
Na verdade, existem sofisticadas ferramentas de controle de processos e rotinas de trabalho, mas em escritórios de pequeno e médio porte, o mapa mental pode ser mais do que suficiente.
Fica relativamente fácil traçar o passo a passo de atividades rotineiras, como cadastros de processo e clientes, atendimento, precificação de honorários e cobrança, prospecção de clientes, organização de arquivos físicos e digitais, esquema de artigos para o site do escritório, etc.
Como as informações ganham em clareza, novos colaboradores não perderão tanto tempo para aprender as rotinas do escritório.
Também será mais fácil avaliar os sistemas de controle das rotinas de trabalho, bem como avaliar erros e acertos nesta execução. Ao mapear rotinas de trabalho, o advogado pode começar a perceber caminhos mal traçados ou passos desnecessários que acarretam perda de tempo e dinheiro.
Estruturar e documentar reuniões
Para quem já advogou com sócios ou colaboradores, sabe como é difícil fazer reuniões. Conversas paralelas, digressões intermináveis, falta de foco e decisões temerárias tomadas com base em palpites e chutes.
Isso vale para qualquer organização com mais de duas pessoas.
Aprender a arte de se reunir com eficiência é fundamental para o sucesso de escritórios, pois sem reuniões não há planejamento, avaliação, acompanhamento ou análise de dados e fatos importantes.
Uma das partes mais complicadas das reuniões é o processo de documentação. Muitos escritórios fazem atas de reunião que mais se parecem com atos públicos da época do império, que nunca são lidas por ninguém.
Ou, o que é pior, não há documentação alguma das reuniões.
Textos longos e monótonos, em que as ideias não se afiguram com facilidade, sem nenhum tipo de esquematização, não irão incentivar uma leitura posterior. Anotações ruins viram arquivo e raramente são consultadas para a preparação de reuniões posteriores.
Uma boa documentação de reuniões permite um registro eficiente das decisões tomadas e dos compromissos assumidos pela equipe.
Quando o escritório perde noção do que foi decidido no passado, acaba repetindo discussões, retomando problemas e nunca resolvendo nada. O mapa mental organiza essas informações e evita que o advogado se perca em suas reuniões.
Treinamento da equipe
Quando um escritório contrata novos colaboradores, estes sempre levam um tempo até se adaptar aos novos processos de trabalho e à visão jurídica da banca.
O escritório que se preocupa com o treinamento de novos colaboradores, costuma a criar pequenos memoriais, que funcionam como manuais para quem está aprendendo a rotina do escritório.
Esse processo de adaptação pode ser acelerado quando se conta com um banco de dados em formato de mapas mentais que define rotinas, traz a visão jurídica, sintetiza conhecimentos.
O estagiário perdido, que leva um mês inteiro para entender como se cadastra um processo no sistema ou o que deve fazer para extratar um processo no Fórum, tem no mapa mental um suporte de ouro.
Material de apoio para apresentações
Uma das estratégias de marketing jurídico mais divertidas e eficientes para os advogados é a realização de apresentações públicas. Tanto é verdade que muitos advogados, mesmo sem necessidades financeiras, se tornam professores ou palestrantes.
Além da visibilidade para seu escritório, professores e palestrantes que divulgam todo o conhecimento acumulado pela sua experiência prática no mundo do Direito, geram credibilidade para seu negócio e se transforma numa autoridade em sua área de atuação.
Não preciso dizer como os mapas mentais são fundamentais na construção de cursos, palestras e exposições. Depois que comecei a usar a ferramenta, minha produção teve um ganho de performance incrível. Produzo mais, com mais qualidade e em menos tempo.
Aliás, esse artigo foi escrito a partir de um mapa mental que fiz sobre mapas mentais. Confira o link ao final do artigo.
E mesmo para exposições de improviso, onde não há anotações, a mente treinada nos mapas mentais já está acostumada a mentalizar a estrutura das ideias como se fosse um mapa, possibilitando uma preparação rápida e objetiva da nossa fala.
3. Que ferramentas usar para fazer mapas mentais
Um mapa mental pode ser feito com um lápis e papel, que permite você fazer correções no mapa. Contudo, cores e imagens ajudam muito. Quanto mais visual melhor.
Se você não sabe desenhar, pode fazer colagens ou pode usar ferramentas digitais (que é o que eu indico).
Mindmeister
O MIndmeister (que é o aplicativo que eu uso) permite fazer infinitos mapas mentais no plano pago, do zero ou com alguns modelos predefinidos.
No plano gratuito, será possível fazer apenas 3 mapas. Sugiro fazer uma experiência no gratuito. Hoje, pago US$ 36,00 por 6 meses, o que dá uns 17 reais por mês de uso.
Outros aplicativos
Caso queira ter acesso a outras ferramentas de mapas mentais gratuitas, confira o artigo 7 aplicativos para a criação de mapas mentais, com uma lista grande deles. Algum, com certeza, se adequara às suas necessidades.
Mapa mental deste artigo
Caso queira ter acesso ao mapa mental deste artigo, segue o link (confira como é fácil fazer a revisão do conteúdo no mapa mental). Basta clicar nos botões de + e - para ampliar o mapa.
