COMO ORGANIZAR UM ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA COM ORÇAMENTO APERTADO

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O mercado brasileiro se tornou muito mais exigente com prestadores de serviço. Mais do que conhecer do Direito e saber prestar o serviço jurídico com excelência, um advogado deve prestar um bom atendimento, dar suporte e construir um pós-venda para fidelizar seus clientes.

A gestão e logística de um escritório vai exigir habilidades que não aprendemos na Faculdade, tais como administração de processos e tarefas, de pessoas, ações de marketing, controle financeiro, planejamento, dentre muitos outros.

Seguem algumas dicas que podem te ajudar a pensar saídas para o orçamento apertado, na hora de fazer a gestão do seu escritório de advocacia.

LOGÍSTICA E QUALIDADE

A gestão de escritórios de advocacia vão exigir de você uma organização profissional. Evite amadorismos e improvisos para manter a qualidade na prestação dos seus serviços.

Profissionalismo não é, por certo, construir uma sede suntuosa de mármore e granito e contratar vários advogados e estagiários. Isso ajuda bastante, mas não é o que determina o sucesso de um negócio.

Problemas de planejamento, logística e gestão exigem muito mais inteligência de negócios do que dinheiro. É claro que dinheiro é importante, mas não é o fundamental.

Mesmo com o orçamento apertado, é possível fazer muita coisa:

Obter um local confortável para atendimentos e reuniões
Ter um assistente para fazer o pré-atendimento dos clientes, realizar cadastros e fazer cobranças.
Obter uma linha de crédito para financiar suas operações
Criar ferramentas de gestão das suas operações e do relacionamento com os seus clientes
Fazer marketing para consolidar uma marca e conquistar novos clientes

LOCAL

A questão do local para atendimentos e reuniões pode ser resolvido por meio do escritório virtual, bem mais vantajoso do que adquirir ou alugar um imóvel ou sala comercial.

No caso de advogados que atuam no interior, essa opção pode não estar disponível, mas o aluguel é, via de regra, mais barato.

O aluguel de salas virtuais é incrivelmente baixo, quando pensamos nos benefícios que elas proporcionam: localização privilegiada, estrutura completa, conforto, serviços de apóio como Internet e secretária, etc.

O segredo do escritório virtual é usá-lo apenas para o indispensável. Quanto mais você for capaz de resolver problemas usando a tecnologia, menos você gasta.

Por exemplo, ao invés de fazer reuniões, você deve ser capaz de resolver problemas por meio de ferramentas de comunicação on-line:

Avisos e notificações rápidas: Whatsapp, Messenger do Facebook ou Telegram
Compartilhamento de documentos: Google Drive ou Dropbox
Reuniões: Hangout ou Skype

ASSISTENTE

Contar com um assistente para apoio nas atividades de atendimento aos clientes é fundamental. O assistente pode ser um estagiário, um sócio ou um parceiro se revesando com você nos papeis de advogado/assistente.

O importante é que, se você atua como advogado com um cliente, outro atue nas atividades de apoio, principalmente cobrança.

FINANCIAMENTO

Contratações não são baratas e são custos assumidos no longo prazo. Para atender essa demanda, Você pode conseguir um financiamento para manter um fluxo de caixa suficiente, tanto para pagar seus funcionários e seu próprio pro-labore, quanto manter suas operações ativas. Isso até que seu negócio se torne lucrativo.

Mas, para buscar financiamentos, você deve ter o pé no chão com relação à Advocacia. Atuar sem determinar um nicho de mercado e saber quais as oportunidades que este mercado oferece pode ser um tiro no pé.

A ferramenta ideal para buscar linhas de crédito é o PLANO DE NEGÓCIOS. Procure o SEBRAE da sua região para uma orientação, ajudando a definir:

Que problemas seu serviço vai resolver
Qual a oportunidade de mercado que você quer aproveitar
Quais os cenários possíveis com os quais você vai lidar
Como funciona o seu nicho de mercado
Quem é o seu cliente potencial e como atingi-lo
Qual o perfil dos seus concorrentes
Quais os parceiros que você precisa para complementar a sua expertise
Quais os recursos (financeiros, estruturais e de pessoas) com os quais você vai poder contar

Com esses dados resolvidos, você se sentirá mais seguro para buscar uma linha de crédito e financiar suas operações.

GESTÃO

A gestão de um escritório e do relacionamento com os clientes pode sair barata, se você aliar o uso de várias ferramentas gratuitas ou de baixo custo. A clara desvantagem é a profusão de ferramentas vai exigir mais controle e disciplina por parte do profissional.

Segue uma lista de sugestões:

Gestão de tarefas: Todoist
CRM - prospecção de clientes e relacionamento (PipeDrive ou o Agendor)
Compartilhamento de documentos online (Google Drive)
Automatização de propostas, contratos, procurações e outros documentos (Google Drive e Dropbox)
Administração financeira e cobrança (Zero Paper)

MARKETING

Marketing é uma atividade fundamental para consquistar clientes e promover a marca do seu escritório. Se a contratação de um consultor ou de um profissional extrapolar o seu orçamento, a saída é aprender a fazer por conta própria.

Há muito a se aprender na própria Internet sobre como usar mídias sociais, um blog ou o email marketing para divulgar conteúdo, construir uma audiência, divulgar seus serviços, conquistar clientes e consolidar a sua marca no mercado.

O investimento básico que você terá que fazer é em cursos e tempo para estudo e leitura. Seguem algumas fontes de informação e ferrametnas que lhe ajudarão com suas necessidades de marketing digital: